Dicas de atendimento a clientes

1. Quais são as dicas básicas para um atendimento bem sucedido?

Uma dica importantíssima é ter FOCO NO CLIENTE, isto é estar comprometido com o resultado e o sucesso do cliente, se comportando como se fosse um Consultor do Cliente, aquele que tem prazer em levar solução para os problemas do cliente.

Outra dica importante é o relacionamento com o cliente, tendo a percepção de que tipo de cliente tem à sua frente e buscando a forma mais eficaz de se comunicar considerando as características principais daquele cliente. Cada ser humano é único e gosta de ser tratado como tal. O marketing de relacionamento é um diferencial que encanta o Cliente.

2. Dá para se classificar os tipos de cliente? Como?

Existem alguns autores que não gostam de nenhuma classificação, pois acreditam que isso rotula ou discrimina as pessoas e elas passam a ser vistas como se fossem apenas aquele tipo específico, outros acreditam que fazendo algum tipo de classificação estão fornecendo sua contribuição didática para facilitar o relacionamento e a qualidade da comunicação e do atendimento à satisfação do Cliente. Baseada na segunda hipótese vou relacionar alguns tipos de cliente e a melhor forma de relacionamento com eles:

EMOTIVO: São aquelas pessoas muito sensíveis, carentes emocionalmente, sentimentais, que tentam envolver e tomar muito tempo de quem está atendendo.

* Elas esperam um relacionamento afetivo, com dose fortalecida de empatia, ser chamada pelo nome repetidas vezes, cruzamento de olhares compreensivos e a certeza de que o sentimento foi compreendido junto com a garantia da solução para o seu problema.

RACIONAL: São aquelas pessoas que argumentam com critérios fortemente racionais, dados da realidade, objetividade, apresentam fatos, detalhes.

* Com essas pessoas é necessário conhecer todos os detalhes sobres suas necessidades, agilidade, raciocínio rápido e evitar as palavras: eu acho… que… eu acredito, é possível que…, não tenho certeza…, etc. Todos os argumentos devem ser claros, objetivos, concretos, rápidos e ao mesmo tempo detalhados, sem deixar sombra de dúvida, passando o máximo de conhecimento e credibilidade.

FALADOR: Fala demais e se perde nos assuntos, é prolixo e vai procurar obter o máximo da atenção e do tempo de quem o atende.

* Com o falador devemos evitar embarcar nas suas “viagens”, dar toda atenção, cortesia, e solução, porém administrando o tempo e os argumentos dele. Como se faz com que uma pessoa que está contando uma história interminável seja interrompida com cortesia e técnica? A resposta é simples, fazendo uma pergunta fechada, que exige uma resposta curta, mudando a atenção do cliente o que possibilita a quem atende retomar o controle da relação e encaminhar a solução com objetividade, atenção, cortesia, etc.

CALADO: São pessoas mais introvertidas, com dificuldades de comunicação e expressão verbal, que têm medo de expor, apenas resmungam e falam monossílabos.

* Com este estilo, devemos fazer muitas perguntas abertas, perguntas que obrigam a uma resposta e a expor seu ponto de vista, sempre que possível dando feedbacks positivos, olhares de atenção e aprovação, passando segurança para que ele se sinta encorajado e fortalecido na sua argumentação.

INOVADOR: Este cliente, é aquele que acredita que o atendente tem obrigação de saber tudo e fornecer informações a respeito de coisas que nada tem a ver com o atendimento que fornece, esperando encontrar sempre uma fonte de novidades.

* Com este cliente, dê destaque ao assunto que você domina, sobre seu produto, serviço ou atendimento e deixe claro que sobre sua área você pode fornecer muitas informações preciosas, mas, que não é uma fonte para tudo que ele precisa, outras pessoas poderão ter as novidades que ele busca, sempre com cortesia, solicitude, empatia.

FORMAL: São pessoas muitas presas a formalidades, etiquetas, com fortes preconceitos morais.

* Com essas pessoas, a atitude mais assertiva é a atenção com a linguagem, tom de voz, velocidade da voz, elegância ao falar e na gesticulação, escolha de palavras que estão dentro do interesse do cliente, objetividade.

Aí estão alguns tipos de Cliente, existem outros que poderemos falar numa próxima entrevista, mas o fundamental é perceber a importância da Percepção do Cliente, do foco no cliente, para reconhecer cada tipo e encontrar a forma mais correta de se relacionar com ele. Procurar conhecer o ser humano todos os dias um pouquinho mais é uma receita infalível.

3. Qual o melhor procedimento para o atendimento a um cliente explosivo?

O melhor procedimento:

* Ser racional

* Permitir que ele fale bastante até extravasar parte da sua tensão

* Fazer algumas perguntas abertas e ouvir com atenção

* Repetir um resumo do que o cliente disse demonstrando sua total atenção e compromisso na busca da solução

* Não se alterar com as ofensas e agressividade do cliente

* Compreender que aquele desequilíbrio é do cliente e você não deve se envolver emocionalmente com o desequilíbrio dele

* Ter consciência de que agressividade dele é fruto de um desequilíbrio dele ou de uma frustração com produto, serviço ou atendimento que ele teve e não com você, e que você é o representante da empresa para ele, portanto é sobre você que ele descarrega sua insatisfação

* Ter foco na solução e não no problema que ele apresenta. Enquanto o foco do cliente está no problema, o seu estará em apresentar soluções eficazes.

4. O que faz ser um bom atendente?

O bom atendente:

* Tem em mente que atende pessoas, seres humanos que como ele próprio, tem razão e emoção, alguns dias estão mais equilibrados emocionalmente e outros não;

* Entende que o relacionamento com o cliente poderá fazer a diferença, melhorando o dia e o bem estar de cada pessoa atendida;

* Reconhece sentimentos e emoções no outro e interage positivamente com esses sentimentos e emoções, de ser humano para ser humano;

* Entende que se colocar no lugar do outro, não é apenas trocar de lugar com ele, mas perceber sob o ponto de vista, emoções, sentimentos e interesses, percepções e motivações dele, e oferece o atendimento que gostaria de receber se fosse ele e estivesse na situação dele.

* Tem preocupação constante em melhorar a eficácia na comunicação interpessoal.

* Tem respeito pelo ser humano, comportamento ético, imparcialidade e toma muito cuidado com a contaminação dos preconceitos, pressupostos, rótulos e discriminações na interação com as pessoas.

Maria Odete Rabaglio
Consultora em Treinamento e Autora do livro Seleção por Competências.